1. Identidad del proveedor tecnológico
Look-Agenda Suite es operada tecnológicamente por Soluciones Profesionales e Innovadoras (SP&N), con domicilio en la República de Panamá, que administra la plataforma, su infraestructura, sus aplicaciones y sus servicios asociados.
Para asuntos de privacidad y protección de datos puedes contactar a SP&N a través del canal oficial de contacto de privacidad o del correo info@lookagenda.com.
2. Alcance de la política
Esta política es el documento marco de privacidad de Look-Agenda Suite y aplica a:
- Look-Agenda Care (clientes).
- Look-Agenda Pro (profesionales).
- Look-Agenda Manager (negocios y administradores).
- Look-Agenda Admin / Suite Control (administración técnica de la plataforma).
- La API y los servicios públicos asociados de Look-Agenda.
- Los portales web, páginas públicas por negocio y formularios de registro.
- Las comunicaciones operativas, de seguridad y comerciales emitidas a través de la suite.
- La infraestructura necesaria para prestar el servicio.
Los documentos específicos de cada producto amplían o detallan tratamientos particulares sin reducir los derechos establecidos en esta política ni los reconocidos por la ley aplicable. Si existiera diferencia, se aplicará la disposición más específica para el producto o la que resulte más protectora para el titular.
3. Alcance territorial
Look-Agenda Suite puede utilizarse en distintos países. Esta política establece estándares comunes y se aplica junto con los requisitos de la jurisdicción correspondiente y el marco internacional y anexos territoriales.
De forma enunciativa y no limitativa, la suite está preparada para operar en Panamá, Colombia, Brasil, México, Canadá, Estados Unidos (incluidos los regímenes estatales aplicables) y la Unión Europea / Espacio Económico Europeo, así como en futuras jurisdicciones de Latinoamérica y otras regiones. Cuando una ley local otorgue derechos adicionales o imponga requisitos específicos, se aplicarán en la medida correspondiente, sin perjuicio de los estándares generales de esta política.
4. Principios aplicables
Como estándar general, y conforme a la jurisdicción que corresponda, Look-Agenda procura que el tratamiento de la información respete los siguientes principios:
- Licitud: tratar la información con un fundamento legítimo.
- Transparencia: informar de forma clara qué se trata y para qué.
- Finalidad: usar la información para fines determinados y compatibles.
- Minimización: tratar solo lo necesario para cada finalidad.
- Proporcionalidad: equilibrar el tratamiento con los derechos del titular.
- Exactitud: mantener la información correcta y actualizable.
- Seguridad y confidencialidad: proteger la información frente a accesos o usos no autorizados.
- Control de acceso: limitar la información a quienes la necesitan según su rol y permisos.
- Limitación de conservación: mantener los datos solo durante el tiempo necesario.
- Responsabilidad: poder demostrar el cumplimiento de estos principios.
- Privacidad desde el diseño y por defecto: incorporar la privacidad al diseño de las funciones y activar por defecto la configuración más protectora razonable.
- Respeto de los derechos del titular: facilitar el acceso, la rectificación, la eliminación y los demás derechos aplicables.
La norma concreta aplicable depende de la jurisdicción y del tratamiento de que se trate; estos principios se entienden cuando y como resulten aplicables, sin afirmar que una normativa específica rija en todos los casos.
5. Roles y responsabilidades sobre el tratamiento
Look-Agenda no asume un único rol invariable frente a todos los tratamientos: la función puede variar según el tratamiento, la relación con el negocio y la jurisdicción.
- El negocio puede determinar finalidades y decisiones sobre los datos de sus clientes y su operación (agenda, servicios, ventas, expedientes, comunicaciones propias).
- Look-Agenda / SP&N presta la infraestructura y los servicios tecnológicos y trata la información necesaria para ello, así como la requerida para finalidades propias de plataforma: seguridad, cuentas, soporte, prevención de fraude, administración técnica y cumplimiento legal.
Esta descripción es neutra: según el caso y la jurisdicción, las partes pueden corresponder a las figuras de responsable / encargado, controller / processor o controlador / operador, entre otras denominaciones equivalentes.
6. Relación entre el negocio y Look-Agenda
Cada negocio opera su propio espacio dentro de la suite y responde por sus servicios, su equipo, sus condiciones comerciales y el uso que da a la información de sus clientes. Look-Agenda facilita la operación, la agenda, los registros y las herramientas técnicas.
Cuando el negocio trata datos de clientes para su operación, debe contar con una base legítima, informar a los titulares, limitar los accesos de su personal y respetar los consentimientos y preferencias registrados. Look-Agenda puede tratar información por cuenta del negocio o para sus propias finalidades de plataforma conforme a la sección anterior.
7. Separación lógica por negocio (multitenancy)
La plataforma está construida con separación lógica por negocio: los datos y la operación de un negocio se procesan dentro de su propio contexto y no se mezclan con los de otros negocios.
El acceso a la información se autoriza por negocio, por rol y por relación legítima (por ejemplo, una cita o un servicio en curso). Una persona puede estar vinculada a varios negocios mediante relaciones de rol separadas, sin que ello amplíe su acceso a información que no le corresponde.
8. Usuarios, identidad global y permisos
El correo electrónico funciona como identidad de cuenta en la suite: una misma persona puede ser cliente, profesional o administrador en distintos negocios sin duplicar identidades, y cada relación con un negocio mantiene sus propios roles y permisos.
Los permisos se asignan por rol y por negocio, se revisan periódicamente y se limitan al mínimo necesario para cada función. Los usuarios deben proteger sus credenciales y notificar cualquier uso no autorizado.
9. Categorías de información y datos personales
Según el rol con que interactúes con la suite, podemos tratar las siguientes categorías:
- Identificación y contacto: nombre, correo, teléfono, fotografía de perfil, país, ciudad y preferencias.
- Cuenta y seguridad: credenciales protegidas, roles, sesiones, verificaciones, dispositivos, registros técnicos y evidencia de consentimiento (incluido el otorgado al registrarse o al ser creado como cliente).
- Relación comercial: citas, servicios, productos, compras, pagos registrados, promociones, fidelización, calificaciones e historial por negocio.
- Operación profesional: horarios, servicios asignados, comisiones, actividad y permisos.
- Ubicación: dirección, ciudad y coordenadas del negocio; ubicación aproximada del cliente solo con autorización del dispositivo para funciones como “Cerca de mí”.
- Contenido: imágenes, logotipos, portadas, portafolios, fotografías antes/después, notas y archivos cargados voluntariamente.
- Verificación del negocio: documentos comerciales o regulatorios aportados por su administrador.
- Expedientes técnicos: diagnósticos, evaluaciones, fórmulas, alertas, consentimientos, firmas y evidencia fotográfica técnica cuando el negocio activa estas funciones.
- Datos técnicos: dispositivo, versión de la aplicación, dirección IP, eventos de seguridad, errores y uso necesario para operar y proteger la plataforma.
Los datos se tratan de forma compatible con la finalidad informada y con la relación entre el titular, el negocio y la plataforma.
10. Datos sensibles
Ciertas funciones pueden involucrar datos sensibles (por ejemplo, alergias u otra información de salud declarada voluntariamente, evaluaciones técnicas, fotografías de seguimiento y firmas). Su tratamiento se limita a lo necesario para el servicio y se realiza con el consentimiento correspondiente o la base jurídica aplicable.
La vista administrativa general de la plataforma no muestra por defecto contenido completo de estas categorías (expedientes técnicos, alergias, diagnósticos, fotografías privadas, documentos personales, documentos comerciales de verificación, notas internas o conversaciones). Consultas más amplias requieren una necesidad legítima, autorización adecuada y los permisos correspondientes, conforme a las secciones de auditoría y Suite Control.
11. Finalidades del tratamiento
- Crear y proteger cuentas, validar correos y administrar roles, incluidos los altas de cliente por autorregistro o por el negocio.
- Gestionar reservas, disponibilidad, comunicaciones operativas, recordatorios y cancelaciones.
- Permitir que cada negocio opere su agenda, equipo, clientes, servicios, productos, inventario, ventas, comisiones, facturación y reportes habilitados.
- Publicar el perfil, catálogo y disponibilidad que el negocio decida hacer visibles.
- Mantener expedientes técnicos, consentimientos, registro fotográfico técnico y trazabilidad cuando el protocolo esté activo.
- Atender soporte, prevenir fraude, investigar incidentes y mejorar la estabilidad y la seguridad.
- Mantener la integridad de los registros operativos y de plataforma (auditoría y trazabilidad).
- Enviar comunicaciones y marketing solo con base válida y respetando las preferencias.
- Cumplir obligaciones legales, contables, contractuales o requerimientos de autoridad competente.
12. Bases jurídicas según corresponda
Según la jurisdicción y el tratamiento, los datos se tratan con base en: consentimiento (incluido el otorgado al crear o activar la cuenta, o el registrado por el negocio); ejecución de la relación contractual; cumplimiento de obligaciones legales; y, cuando proceda, intereses legítimos compatibles con los derechos del titular u otras bases reconocidas por la ley local.
Las preferencias de marketing pueden retirarse en cualquier momento sin impedir las comunicaciones estrictamente operativas. Cuando la ley exija requisitos adicionales (por ejemplo, autorización previa o formalidades específicas), se aplicarán según la jurisdicción correspondiente.
13. Proveedores y encargados
La información puede ser accesible para el negocio y los profesionales autorizados que participan en la atención solicitada. También podemos apoyarnos en proveedores de infraestructura, almacenamiento, correo, notificaciones, autenticación, mapas, analítica técnica o pagos, limitados a las finalidades contratadas y sujetos a medidas de confidencialidad y seguridad.
Estos proveedores pueden tratar información por cuenta de Look-Agenda o del negocio según el servicio. Antes de incorporar un proveedor relevante se procuran garantías contractuales y técnicas razonables, conforme a la sensibilidad de la información y a los requisitos aplicables. No vendemos datos personales.
14. Transferencias internacionales
La información puede ser procesada o almacenada en infraestructuras ubicadas en jurisdicciones diferentes a la del titular o del negocio, por ejemplo para prestar el servicio, operar la plataforma o atender soporte y seguridad.
Cuando corresponda, se utilizarán mecanismos legales, contractuales, técnicos y organizativos apropiados para proteger la información conforme a la normativa aplicable, incluidos los requisitos de transferencia internacional que resulten exigibles. Cuando la ley exija evaluaciones del país de destino o cláusulas específicas, se adoptarán las medidas correspondientes.
15. Seguridad
Aplicamos controles técnicos y organizativos razonables: autenticación, permisos por rol, separación lógica por negocio, cifrado cuando corresponde, registros de actividad y medidas para reducir accesos no autorizados, pérdida o alteración de la información.
Ningún sistema es infalible. Mantenemos procesos de gestión de riesgos, revisión de accesos y respuesta ante incidentes. Los usuarios también deben proteger sus dispositivos, credenciales y códigos de verificación.
16. Auditoría y trazabilidad
Look-Agenda puede mantener registros de determinadas acciones y eventos para finalidades de seguridad, integridad, soporte, prevención de fraude, investigación de incidentes, trazabilidad, atención de controversias, cumplimiento y protección de la plataforma, de los negocios y de los usuarios.
Según resulte necesario, esos registros pueden incluir: negocio, usuario, rol, aplicación, módulo, acción, fecha, resultado, registro afectado, dirección IP, dispositivo, sesión, valores anteriores o posteriores, motivo, autorización e identificadores técnicos.
Los registros se tratan bajo criterios de minimización y con acceso restringido por permisos y finalidad. Look-Agenda no accede de forma indiscriminada a los datos de los negocios: el acceso a contenido y a registros se limita a lo necesario para las finalidades anteriores y queda sujeto a las reglas de Suite Control.
17. Acceso administrativo desde Suite Control
Personal autorizado de Look-Agenda (Administración / Suite Control) puede consultar determinada información cuando sea necesario para soporte, seguridad, verificación, prevención de fraude, investigación de incidencias, requerimientos legales, cumplimiento o protección de la infraestructura.
Ese acceso está sujeto a permisos, finalidad legítima, mínimo privilegio, minimización y trazabilidad. Como principio, el acceso administrativo sensible también podrá quedar auditado: las consultas o acciones administrativas relevantes pueden registrarse conforme al marco de auditoría de esta política.
Suite Control no habilita un acceso irrestricto a los datos de los negocios: la consulta excepcional de contenido sensible requiere necesidad legítima, autorización adecuada y los permisos correspondientes.
18. Automatizaciones y decisiones automatizadas
La plataforma puede generar recomendaciones, clasificaciones, alertas o cálculos automatizados (por ejemplo, recomendaciones técnicas de apoyo, disponibilidad, comisiones o detección de anomalías de seguridad).
Las recomendaciones técnicas son herramientas de apoyo: la decisión profesional debe ser confirmada por una persona y no sustituye su criterio ni su responsabilidad. Cuando existan tratamientos con efectos jurídicos o decisiones significativas basadas únicamente en medios automatizados, se informará y se ofrecerán los mecanismos de intervención humana o revisión que la ley aplicable exija.
19. Comunicaciones y marketing
Enviamos comunicaciones necesarias para la operación y la seguridad: verificación de cuenta, citas, cambios de servicio, incidencias, soporte y avisos relevantes. Estas comunicaciones forman parte del servicio.
Las comunicaciones promocionales se envían solo cuando existe una base válida y respetando las preferencias y los retiros de consentimiento, junto con los mecanismos de oposición que la normativa aplicable exija (por ejemplo, enlaces de baja o configuración de preferencias). Desactivar notificaciones del dispositivo puede impedir alertas oportunas sin cancelar citas u obligaciones existentes.
21. Retención
Conservamos la información durante el tiempo necesario para prestar el servicio y cumplir finalidades legítimas. Los periodos dependen del tipo de información, la finalidad, la jurisdicción, las obligaciones legales aplicables, la relación contractual, la seguridad y la necesidad de atender reclamaciones.
No establecemos plazos globales arbitrarios: desarrollaremos y aplicaremos progresivamente una matriz de retención por categoría de información y jurisdicción. Según el caso, los datos podrán eliminarse, anonimizarse, restringirse (conservación limitada, sin uso operativo) o conservarse cuando exista obligación legal o necesidad legítima documentada.
22. Eliminación y anonimización
Al eliminar una cuenta se suprimen o anonimizan los datos personales que puedan eliminarse. Citas, ventas, comprobantes, consentimientos, firmas, expedientes cerrados y otros registros operativos o legales podrán conservarse de forma restringida o anonimizada cuando exista una obligación o una necesidad legítima (por ejemplo, fiscal, contable, de seguridad o ante reclamaciones).
No prometemos la eliminación de registros que legal u operativamente deban conservarse; en esos casos aplicamos minimización, restricción de acceso y anonimización cuando sea posible. Consulta el proceso por aplicación: Care · Pro · Manager.
23. Derechos del titular
Conforme a la normativa aplicable en tu jurisdicción —y, cuando corresponda, a la Ley 81 de 2019 de Panamá y normas equivalentes de otros países— puedes solicitar: acceso, rectificación, cancelación o eliminación, oposición, portabilidad, limitación del tratamiento o retiro de consentimientos, según lo reconozca la ley aplicable.
Para ejercerlos, utiliza el contacto oficial de privacidad o escribe a info@lookagenda.com desde el correo asociado a tu cuenta, indicando nombre, app que usas (Care, Pro o Manager), país y la solicitud concreta. Podemos pedir información razonable para verificar tu identidad antes de responder.
Las leyes de algunas jurisdicciones (por ejemplo, Unión Europea / EEE, Brasil, Colombia, México, Canadá y determinados estados de Estados Unidos, como California) reconocen derechos adicionales o procedimientos específicos cuando resulte aplicable; consulta el marco internacional y anexos territoriales. También puedes iniciar la eliminación de cuenta desde la app o en: Care, Pro y Manager.
24. Menores de edad
Look-Agenda Suite no está dirigida a menores de edad. Las cuentas de cliente (Care), profesional (Pro), administrador (Manager) y Suite Control están reservadas a personas de 18 años o más con capacidad legal, sin perjuicio de criterios más estrictos que la ley local pudiera exigir.
No recopilamos de forma intencional datos de menores a través de las aplicaciones. Si un negocio atiende presencialmente a un menor fuera de estas apps, es responsable de obtener las autorizaciones legales correspondientes; eso no autoriza crear ni usar cuentas Look-Agenda a nombre de menores. Ante una cuenta de menor, puedes solicitar su eliminación en info@lookagenda.com.
25. Incidentes de seguridad
Aplicamos procesos para detectar, contener, investigar y remediar incidentes de seguridad, así como para documentarlos. Si identificamos un incidente relevante que afecte datos personales, actuaremos conforme a la normativa aplicable y notificaremos a los titulares y/o a las autoridades correspondientes cuando corresponda, con la información que resulte exigible.
26. Cambios en la política
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos o funcionales. Publicaremos la versión vigente con su fecha y, cuando los cambios sean relevantes, procuraremos comunicarlos razonablemente en la plataforma o por los canales de contacto registrados.
Las versiones documentales se identifican en el encabezado del documento (por ejemplo: Suite-PRIV-1.0 · 2026-10-01) para facilitar su trazabilidad y su futura vinculación con los registros de aceptación y consentimiento.
27. Jurisdicciones y anexos
La suite se prepara para operar en múltiples jurisdicciones. Este documento contiene el marco común; los detalles por país se desarrollan en el marco internacional y anexos territoriales, que contempla Panamá, Colombia, Brasil, México, Canadá, Estados Unidos (incluido California), la Unión Europea / EEE y futuras jurisdicciones.
Cuando una norma local otorgue derechos adicionales, imponga autorizaciones específicas o establezca requisitos de transferencia, estos se aplicarán en la medida correspondiente, sin reducir los estándares de protección aquí descritos.
28. Contacto de privacidad
Administrador tecnológico: Soluciones Profesionales e Innovadoras (SP&N), Panamá.
Correo: info@lookagenda.com
Canal oficial: lookagenda.com/pages/contacto-privacidad.html
Atenderemos solicitudes válidas dentro de los plazos legales aplicables. Si consideras que el tratamiento vulnera la normativa de tu jurisdicción, puedes presentar una reclamación ante la autoridad competente según corresponda (por ejemplo, la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales de Panamá u otra autoridad equivalente).