1. Alcance y relación con la política general
Esta política complementa la Política global de privacidad y explica los tratamientos propios de Manager. Si existiera diferencia, se aplicará la disposición más específica para el uso de Manager, sin reducir derechos reconocidos por la ley. El marco internacional y anexos territoriales detalla las jurisdicciones contempladas.
Manager está dirigida a administradores y negocios operados por personas mayores de edad (18 años o más). La suite no está dirigida a menores; no deben crearse cuentas Care u otros accesos digitales a nombre de menores.
2. Información del negocio y sus usuarios
Manager trata datos de identificación del negocio, titular o administrador, país, categoría, contacto, horarios, servicios, productos, equipo, roles, permisos, configuración comercial, ventas, pagos registrados, comisiones, cierres, reportes y módulos habilitados.
Los datos de un negocio se procesan dentro de su contexto lógico. Un usuario puede administrar o trabajar en más de un negocio mediante relaciones de rol separadas.
3. Clientes y profesionales
El cliente es global en la suite y puede relacionarse con múltiples negocios por citas, historial, favoritos, fidelización u otras interacciones. Manager permite al negocio consultar únicamente la información autorizada para su relación y operación.
El administrador debe asegurar que la información de clientes y profesionales se use para finalidades legítimas, limitar accesos internos y respetar preferencias de marketing y notificaciones. La creación de un cliente en Manager debe sustentarse en una relación real o solicitud de atención; el consentimiento del cliente sobre evaluaciones y registro fotográfico técnico se detalla en Privacidad de Care y en la política general de la suite.
4. Expedientes, fotografías y evaluaciones técnicas
Cuando el módulo HRS o un expediente técnico está habilitado, pueden tratarse diagnósticos capilares, dimensiones evaluadas, protocolos, fórmulas, alertas, recomendaciones, fotografías antes/después, consentimientos y firmas.
- El profesional decide qué protocolo activar y confirma o actualiza valores.
- Las evaluaciones cerradas y firmadas se conservan como evidencia histórica y no se sobrescriben.
- Los datos solo pueden consultarse dentro del negocio que los registró, salvo autorización del cliente (compartir) o requisito legal.
- Una fotografía tomada para seguimiento técnico no puede reutilizarse como publicidad sin consentimiento específico.
- La recomendación del sistema no sustituye la decisión profesional.
- Alergias u otra información sensible voluntaria del cliente se tratan solo como referencia informativa para el servicio, no como consejo médico.
- El acceso a expedientes y fotografías por el personal del negocio se limita por rol y permisos; las consultas administrativas sensibles pueden quedar registradas (auditoría y trazabilidad).
5. Registros de actividad y auditoría del negocio
Look-Agenda puede mantener registros de la actividad operativa y administrativa del negocio (por ejemplo: accesos, cambios en citas, ventas, caja, inventario, configuración, equipo y clientes) con finalidades de seguridad, integridad, soporte, investigación de incidencias, controversias y control interno.
Los administradores autorizados pueden consultar estos registros dentro de su propio negocio, según los permisos y módulos habilitados, para dar trazabilidad a lo ocurrido. Los registros se tratan con criterios de minimización, acceso restringido y conservación conforme al marco de retención aplicable; la administración técnica (Suite Control) puede revisar información bajo las finalidades, permisos y controles descritos en la Política global de privacidad.
6. Ubicación y geolocalización
Durante el onboarding, el administrador puede seleccionar en el mapa la ubicación del negocio. Esa selección genera dirección, ciudad y coordenadas para mostrar el local, calcular cercanía y facilitar reservas. La ubicación del cliente solo se utiliza cuando el dispositivo la autoriza y para la función solicitada.
7. Verificación documental
Manager puede solicitar documentos para verificar que el negocio existe y que el administrador está autorizado. Los documentos son revisados por personal con permisos de Suite Control o mediante enlaces seguros y temporales. No deben cargarse documentos personales que no hayan sido solicitados.
La información se usa para aprobar, rechazar, solicitar correcciones, prevenir fraude y cumplir requisitos de la plataforma. El acceso se limita según función, finalidad y permisos, y se conserva durante el periodo necesario para la verificación, auditoría o cumplimiento; los accesos administrativos sensibles pueden quedar registrados.
8. Comunicaciones
Manager puede enviar correos y notificaciones sobre acceso, verificación, citas, cambios operativos, seguridad, soporte y estado del negocio. Las campañas a clientes requieren la habilitación correspondiente y respeto de sus preferencias.
9. Retención, cierre y eliminación
La eliminación de la cuenta administrativa no necesariamente elimina el negocio ni sus registros, especialmente cuando existen otros administradores, citas, ventas, obligaciones, firmas o historiales. Los datos personales eliminables se suprimen o anonimizan y los registros necesarios se restringen.
Consulta el procedimiento y alcance en Eliminar datos de Manager.
10. Derechos y solicitudes
Puedes solicitar acceso, rectificación, cancelación, oposición o portabilidad cuando corresponda usando el contacto oficial de privacidad o escribiendo desde tu correo registrado a info@lookagenda.com. También puedes iniciar la eliminación desde Configuración → Cuenta o en Eliminar datos de Manager.
Podremos verificar identidad, rol y relación con el negocio antes de responder para evitar divulgaciones o eliminaciones no autorizadas.
11. Ley aplicable y cambios
Esta política se interpreta conforme a la Ley 81 de 2019 de Panamá y su reglamentación, sin perjuicio de las normas de protección de datos que resulten aplicables en la jurisdicción del negocio o del titular (consulta el marco internacional y anexos territoriales). Publicaremos aquí las actualizaciones y su fecha de vigencia.